Рассмотрим обычный процесс функционирования торгового предприятия. Как правило, процесс состоит из следующих действий:
- формирование списка контрагентов;
- получение сопроводительной документации на продукцию;
- размещение продукции на складах предприятия согласно этой документации;
- реализация продукции и документирование этого процесса;
- формирование отчетов о выполненных действиях.
Формирование списка продукции и контрагентов выполняется отделом маркетинга. Получением сопроводительной документации на продукцию уже занимаются непосредственно управляющие предприятия или магазинов. После размещения продукции на складах или в магазинах происходит ее реализация, т.е. продажа. Документирование продаж осуществляется как непосредственно продавцами, так и управляющими предприятия. После реализации продукции весь процесс снова повторяется.
Отчеты формируются в любое время и дают различные сведения на текущий момент о ходе работы описанных выше процессов.
Из описания процесса видно, что работа торгового предприятия циклична. Это значит, что повторяющиеся этапы можно автоматизировать, а документирование процессов необходимо производить постоянно, причем объем фактов будет постоянно расти.
Рассмотрим, какую выгоду можно получить при внедрении информационных технологий в цикличные процессы торговли.
Формирование списка реализуемой продукции
Это начальный этап цикла работы. Здесь формируется заявка контрагенту на товары, которые предприятие желает приобрести. Исходя из различных условий, заказ может быть сделан по-разному. Автоматизация этого процесса достигается тогда, когда системе становятся известны правила формирования заявки. Система по этим правилам составляет список и проставляет количество заказываемых товаров. Сам процесс формирования заявки также может автоматизироваться. Заказ составляется тогда, когда он необходим, а не когда оператор потребовал от системы сформировать его.
Размещение продукции на складах предприятия
После формирования заказа и получения продукции от контрагента происходит занесение ее на склад. При этом формируется внутренняя для организации документация. Исходя из правил распределения продукции по складам, система автоматически распределит товар согласно сопроводительной документации. Последующее перераспределение может производиться как по желанию пользователя, так и автоматически.
Реализация продукции и документирование этого процесса
Как только продукция появилась на складе, она может быть реализована. Продажа может осуществляться как по сопроводительным документам, так и без них (розница). Система должна автоматически уменьшать количество товара на складе и увеличивать количество полученной денежной выручки. При этом соблюдается принцип: если товар поступил на склад, он либо там, либо в виде денег пополняет средства обращения.
Учет склада ответственного хранения
Система формирует различного рода отчеты по требованию пользователя, исходя из информации об истории продаж.
Чем лучше будет выстроен учет ответственного хранения на складе тем больше времени удасться сократить на обработку бумажной канцелярии человеком при формировании заказов и оплаты контрагентам, получать точные сведения о ходе работы процесса торговли, автоматически формировать отчеты о прибылях и убытках, доходах и темпах роста. Соблюдая принцип: товар либо на складе, либо в деньгах – облегчается процесс контроля над расходованием средств и продажи товаров. Никакое хищение или растрата не останется незамеченным в принципе.
